Juni 6

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Schritt für Schritt ein Controlling aufbauen – Nutze die Vorteile von Controllinginstrumenten

By Steffen Schießl

Juni 6, 2020

Controlling, Controllinginstrumente, Ist-Analyse, Power BI, Steuerung

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Mit den richtigen Controllinginstrumenten kannst du dir dein eigenes Controlling für dein Unternehmen aufbauen. Controlling ist nicht nur die Zahlen aus der Finanzbuchhaltung miteinander vergleichen. Es geht vielmehr darum, alle Datenquellen in deinem Unternehmen zu mobilisieren, in einem Data Warehouse zu strukturieren und sich ein Cockpit zur Steuerung aufzubauen. Viele Datenquellen sind oft nicht vorhanden und müssen neu geschaffen werden. Wir haben einen Prozess zur Einführung definiert, der sich bereits mehrfach bewährt hat. Den Anfang macht die Ist-Analyse.

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Ist Analyse - Mit den richtigen Controllinginstrumenten dein Unternehmen analysieren

Zu Beginn macht es immer Sinn, eine Ist-Analyse zu starten. Es geht erst einmal darum zu erkennen, welche Stärken, welche Schwächen, welche Möglichkeiten und welche Risiken ein Unternehmen hat. In der Fachsprache spricht man auch von der SWOT-Analyse

  • Strengths
  • Weaknesses
  • Opportunities
  • Risks

Hierfür sollten alle Daten gesichtet werden. Eine komplette Bestandsaufnahme. der Fokus liegt natürlich auf den Finanzdaten. Hier musst du alle Daten strukturieren. Das bedeutet, die Kostenarten müssen in eine einheitliche Struktur gebracht werden, damit sie eine maximale Aussage für deine Unternehmensbelange machen können. Hierfür werden Daten tabellarisch aufbereitet, damit sie von einem Datenbanksystem gelesen werden können. So kannst du schnell und einfach auch große Datenmengen lesen und dir dein Data Warehouse aufbauen. Die richtigen Controllinginstrumente in den Finanzdaten sind die GuV, die Bilanz und die Liquidität. Diese drei Controllinginstrumente sind das Herzstück des Finanzcontrollings. 

Aus diesen Controllinginstrumenten kannst du Kennzahlen ableiten, die für die Steuerung unabdingbar sind. 

Daten in Dimensionen betrachten

 Deine Daten solltest du zeitlich strukturieren, indem du sie in Dimensionen gliederst. Wenn du deine Daten tabellarisch aufbereitest, kannst du das mit einfachen Formeln machen. Dimensionen sind Betrachtungszeiträume. Die gängige kleinste Einheit ist ein Monat. Man kann auch eine Woche oder einen Tag betrachten. Aber in einem Reportingsystem sollte der Monat die kleinste Einheit bilden. Monate kannst du mit anderen Monaten vergleichen. Z.B mit dem Vormonat oder dem Vorjahresmonat. Weitere Zeiträume sind Quartale, Halbjahre oder Jahre.  

Um Schwankungen im Soll-Ist-Vergleich zu minimieren, macht es Sinn sich kumulierte Werte zu betrachten. Das bedeutet Ab Jahresanfang bis zum aktuellen Monat. So kannst du das aktuelle kumulierte Jahr mit dem vergangenen kumulierten Jahr vergleichen. 

 Auch die Betrachtung der vergangenen 12 Monaten lässt einen Jahresvergleich auch unterjährig zu. 

Betriebsbesichtigung

Neben der Datenanalyse solltest du deinen Betrieb unter die Lupe nehmen. Hier geht es darum sich alle aktiven Prozesse anzusehen und vor allem zu hinterfragen. Hier stecken oft unentdeckte Potentiale zur Verbesserung.


Ziele definieren und Budgetplanung

Die Ergebnisse und Erkenntnisse, die du aus der Ist-Analyse gewonnen hast, zeigt dir, was gut funktioniert und wo du dich noch verbessern kannst. Aus den Erkenntnissen kannst du Ziele und Maßnahmen definieren, die du zukünftig umsetzen und erreichen möchtest.

Deine Ziele solltest du immer aufschreiben. Es gibt wissenschaftliche Belege dafür, dass die Zielerreichungsquote deutlich ansteigt, wenn du deine Ziele aufschreibst. Und das machst du mit einer Budgetplanung. Eine Budgetplanung ist nichts anderes, als deine Ziele aufzuschreiben, in einer detaillierten Form. Du planst also deine Erträge und Aufwendungen und kommst so zu deiner Gewinn- und Verlustrechnung. Im nächsten Schritt planst du deine Investitionen und deine Geldmittel. Damit kannst du deine Bilanz und deinen Cash Flow (Liquidität) planen. So baust du dir Schritt für Schritt deine Controllinginstrumente auf. 


Kennzahlensystem aufbauen

 Wichtig ist, dass du für deine Controllinginstrumente dir ein Kennzahlensystem aufbaust. Dafür brauchst du verschiedene Datenquellen. 

Kennzahlen werden aus zwei unterschiedlichen Zahlen gebildet, indem man diese in Relation setzt. Beispielsweise die Umsatzrendite. Hier wird der Gewinn durch den Umsatz dividiert. Die Kennzahl, die daraus entsteht, kann mit derselben Kennzahl aus anderen Zeiträumen verglichen werden. Steigt der Umsatz und sinkt der Gewinn im Folgezeitraum, so sinkt auch die Kennzahl und zeigt dir gleich, dass deine Kosten zu hoch sind. 

Das Schöne an Kennzahlen ist, dass du nicht nur Kennzahlen aus derselben Gattung bilden musst. In diesem Fall haben wir zwei Zahlen aus der GuV genommen. Du kannst aber Kennzahlen aus unterschiedlichen Gattungen und Datenquellen miteinander verbinden. Z.B die Eigenkapitalrentabilität. Hier wird der Gewinn (GuV) mit dem Eigenkapital (Bilanz) in Relation gebracht. Aber auch Kennzahlen aus anderen Datentöpfen, wie z.B. aus der Personalstatistik. 

  • Umsatz pro Vertriebsmitarbeiter
  • Neukundenquote
  • Liefertreue
  • Reklamationsquote

...um nur einige zu nennen. Die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt und lassen sich perfekt für jedes Unternehmen individuell anpassen. So baust du dir dein für deine Bedürfnisse perfektes Controllinginstrument auf. 

Das schöne ist, dass man Kennzahlen nicht nur in der Ist-Analyse betrachtet. Also nicht nur die Vergangenheit sieht, sondern auch die Zukunft. Wenn du deine Daten aus den verschiedenen Bereichen auch in deiner Budgetplanung berücksichtigst, erhälst du Plankennzahlen. Das hat zwei entscheidende Vorteile. Zum einen du siehst, wenn eine Kennzahl stark abweicht, dass du wahrscheinlich irgendwo einen Fehler in der Planung hast, den du dann beheben kannst.  

Der zweite Vorteil ist, dass du als Planungsgrundlage dir als erstes deine wichtigsten Kennzahlen definierst und dir überlegst, wo du eigentlich hinmöchtest. Wenn du das weißt, kannst du insbesondere deine Finanzdaten so anpassen, dass sie zu deinen Kennzahlen passen. Natürlich muss das auch realistisch umsetzbar sein. Aber so kannst du mit wenigen Kennzahlen einfach dein Unternehmen steuern.  

Reporting

Mit dem Reporting bringst du deine Controllinginstrumente auf das nächste Level. Hier kommt es zum Soll-Ist-Vergleich. Du solltest also ähnlich wie bei der Ist-Analyse jeden Monat deine Zahlen aus deinen verschiedenen Quellen aktualisieren. Danach musst du dein System ausrichten. 

Vergleiche also deine Ist-Zahlen mit deinem Budget. Hier wirst du Abweichungen erkennen. Aus Abweichung kannst du die Gründe für Abweichungen erkennen und Gegenmaßnahmen einleiten. Bei positiven Abweichungen kannst du die Erkenntnisse für die Zukunft nutzen. 

Neben dem Vergleich zum Budget macht es auch Sinn, deine Ist-Zahlen mit dem Vormonat oder dem Vorjahr zu vergleichen und das in allen Dimensionen. Auch hier kannst du Trends feststellen. 

Mache diesen Vergleich durch alle Datenbereiche, auch bei deinen Kennzahlen. So wirst du ein mächtiges Controllinginstrument erhalten. Kommuniziere Abweichungen mit deinen Mitarbeitern und Führungskräften. Wichtig ist, dass du sie mit an Bord nimmst. 

 

Anreizsystem

Als Unternehmer solltest du dir Ziele setzen und aufschreiben. Viele machen aber den Fehler, dass sie Ihre Ziele nicht an die Mitarbeiter kommunizieren. Die meisten Mitarbeiter kennen nicht die Zielsetzung. Wie soll ein Mitarbeiter an deinen Zielen arbeiten, wenn er diese überhaupt nicht kennt. Und wenn er sie kennt, warum sollte er aktiv daran arbeiten? Hierfür gibt es eine einfache Lösung. Ein Anreizsystem.

Mit einem Bonussystem kannst du deine Mitarbeiter für deine Ziele gewinnen. Gib deinen Mitarbeitern Ziele, an denen Sie mitwirken können und stelle finanzielle Anreize in Aussicht. Unterscheide hier nach 

  1. 1
    Unternehmensziele
  2. 2
    Abteilungsziele
  3. 3
    Persönliche Ziele

Unternehmensziele können Umsatz, Gewinn, Cash Flow oder Kennzahlen sein. Was für dich im Moment relevant ist. In der Krise stehen eher Liquiditätsziele im Vordergrund. In guten Zeiten eher Wachstum und Gewinn. 

Abteilungsziele können eine bestimmte Liefertreue für die Logistikabteilung sein oder ein Neukundenquote in der Vertriebsabteilung. Persönliche Ziele kann von einem Projekt abhängig sein.

Ziele kannst du unterschiedlich gewichten und somit einen Betrag oder einen prozentualen Anteil deinen Mitarbeitern in Aussicht stellen. Wichtig ist, dass du und deine Führungskräfte regelmäßig die Ziele kommunizierst und auch Fortschritte in persönlichen Gesprächen mit den Mitarbeitern besprichst. So schaffst du es, dass alle an einem Strang ziehen.


Mit Visualisierung arbeiten

Um deine Mitarbeiter und vor allem deine Führungskräfte mit ins Boot zu nehmen, empfiehlt es sich mit einem Visualisierungstool zu arbeiten, dass allen Führungskräften oder deinen Schlüsselmitarbeitern zur Verfügung steht. 

Hier gibt es verschiedene Lösungen. Ich bevorzuge Power BI, da es in der Desktop Variante kostenfrei ist und einfach in deinem Data Warehouse integriert werden kann. Hier kannst du ganz hervorragend mit Kennzahlen arbeiten und deine Führungskräfte haben all Ihre Kennzahlen im Blick. 

Dein kostenloses Beratungsgespräch

Du kannst dich einfach für ein kostenloses Beratungsgespräch bewerben. Alles was du hierfür tun musst, ist auf den folgenden Link zu klicken. Dieser Link leitet dich auf ein Formular weiter, mit dem du dich für ein Beratungsgespräch bewerben kannst.

Über den Autor

Experte für KMU Controllling

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